Jsem člověk, který si rád věci plánuje. Jednak z hlediska věku – ne všechno si už pamatuji tak jako dřív. A jednak proto, že vlastně ani nechci. Nevidím důvod, proč si v hlavě držet věci, které si můžu jednoduše uložit jinam. Už dřív jsem o tom psal v článku Technologie v dospělosti, kde jsem popisoval, jak mi technologie pomohly „vyčistit hlavu“. Dnes bych na to rád navázal a podíval se na jednu konkrétní věc – jak používám kalendář a připomínky.
Každý z nás tyhle dvě aplikace má. V mobilu, v počítači, často i na tabletu. Jsou tam automaticky, nic složitého. Přesto mám pocit, že je spousta lidí používá spíš náhodně, než cíleně. A přitom rozdíl mezi nimi je úplně jednoduchý.
Kalendář používám na věci, které mají nějaký časový průběh. Typicky dovolená – ta má jasně dané od kdy do kdy. Stejně tak porada, schůzka nebo třeba plánované focení. Prostě cokoliv, co začíná v určitý čas a nějaký čas trvá, patří do kalendáře. Je to vlastně taková časová osa mého dne nebo týdne.
Naopak připomínky beru úplně jinak. Ty nejsou o tom, kdy něco trvá, ale o tom, že mám něco udělat. Je to drobný, ale zásadní rozdíl. Připomínka mi má říct: „Hele, tohle nezapomeň.“ Nemusí to mít přesně daný časový blok, ale má to termín.
Typická situace – přijde mi e-mail, který potřebuju vyřešit, ale zrovna na to nemám čas. Dřív bych ho nechal v hlavě nebo v inboxu a doufal, že si vzpomenu. Dneska si prostě nastavím připomínku. Stejně tak třeba platby – přijde mi upozornění, že mám něco zaplatit do týdne. Dám si připomínku na konkrétní den a dál to neřeším. Velkou výhodu vidím i v opakujících se věcech. Každý máme něco, co se pravidelně vrací – jednou týdně, jednou měsíčně, někdy jen občas. A upřímně – kdo si to má všechno pamatovat? Já určitě ne. Od toho mám aplikaci, která to udělá za mě a ještě mě na to včas upozorní.
Postupně jsem si to celé začal i víc třídit. Kalendář mám rozdělený – pracovní, osobní a pak věci kolem focení a cestování. Dává mi to smysl, protože se v tom rychle vyznám a vidím, co kam patří.
U připomínek to mám podobně. Mám seznamy podle typu – platby, volání, nákupy. Ano, i nákupy. Možná to zní jako drobnost, ale funguje to překvapivě dobře. A mimochodem – dost to pomáhá i doma 🙂. Navíc používám tzv. smart seznamy – věci na dnešek, úkoly na pár dní dopředu nebo naléhavé. Díky tomu nevidím všechno najednou, ale jen to, co má smysl řešit teď.
A to je vlastně ten hlavní přínos. Nejde o to, že bych měl všechno perfektně naplánované. Jde o to, že to nemusím nosit v hlavě. Nemusím si připomínat, co jsem ještě neudělal, co nesmím zapomenout nebo co mě čeká za pár dní. Ten systém to drží za mě.
A já mám klid. Možná to zní jako drobnost, ale v reálu to dělá velký rozdíl. Hlava je volnější a může se věnovat tomu, co je opravdu důležité.
Takže pokud něco mohu doporučit – zkuste si to rozdělit. Kalendář na čas, připomínky na úkoly. A zbytek nechte na technice.
Nemusíme si pamatovat všechno. Stačí vědět, kam si to uložit.